1. Adatkezelő
Nyugat-Magyarországi E-sport Egyesület (WHEsports)
Székhely: 9021 Győr, Arany János utca 37. -1. em. 1. · Adószám: 19389048-1-08
E-mail: esportegyesulet@gmail.com
Az adatkezelés a GamerKlub.hu helyszínén szervezett VR élmény és VR foglalkozás részvételi, biztonsági és egyszerű támogatói programtagsági adminisztrációjához kapcsolódik.
2. Milyen adatot, miért és milyen jogalapon kezelünk?
| Cél | Adatok | Jogalap | Megőrzés |
|---|---|---|---|
| Program megszervezése, azonosítás, kapcsolattartás | programadatok, név, résztvevő típusa, életkor, gondviselő neve, e-mail/telefon, aláíró neve | GDPR 6. cikk (1) b): a részvételi megállapodás teljesítése, illetve az azt megelőző lépések | a programot követő 5 év |
| Elfogadások bizonyítása és rendszerbiztonság | elfogadási azonosító, időpont, dokumentumverziók, választások, IP-cím, user agent | GDPR 6. cikk (1) f): az Egyesület jogos érdeke a nyilatkozat bizonyíthatóságához, a visszaélések megelőzéséhez és jogi igényekhez | a programot követő 5 év; biztonsági incidens esetén az eljárás lezárásáig |
| Biztonságos részvétel | az önkéntesen megadott egészségügyi jelzés | GDPR 6. cikk (1) a) és 9. cikk (2) a): kifejezett hozzájárulás; jogi igény esetén a GDPR 6. cikk (1) f) és 9. cikk (2) f) | a program után 30 nap, incidens vagy jogi igény esetén az eljárás lezárásáig |
| Programdokumentáció és az egyesületi programok bemutatása a GamerKlub.hu, HockeyIQ.hu, valamint az Egyesület és a GamerKlub hivatalos közösségi oldalain | képmás, hang, felvétel, a hozzájárulási választás | GDPR 6. cikk (1) a): önkéntes hozzájárulás; a NEM válasz nem érinti a részvételt | a hozzájárulás visszavonásáig, de legfeljebb a program után 5 évig |
| Egyszerű támogatói programtagság nyilvántartása | tag neve, gyermek/felnőtt/szülő szerep, Tagsági viszony típusa, kapcsolódó elfogadási azonosító és kapcsolattartási adatok | GDPR 6. cikk (1) b): a program részvételi feltételeinek teljesítése | a programtagság fennállása alatt és megszűnésétől 5 év |
| Számviteli bizonylatok | a bizonylaton jogszabály szerint szereplő adatok | GDPR 6. cikk (1) c): jogi kötelezettség | a számviteli szabályok szerinti 8 év |
3. Kötelező és önkéntes adatok
A részvételhez, a kötelező elfogadásokhoz és az egyszerű támogatói programtagság rögzítéséhez szükséges mezőket az űrlap kötelezőként jelöli. Legalább egy kapcsolattartási adat szükséges. Az egészségügyi jelzés és a fotó/videó IGEN választás önkéntes. A fotó/videó vagy egészségügyi hozzájárulás megtagadása nem érinti a VR programon való részvételt.
Gyermek esetén a nyilatkozatot a törvényes képviselő teszi meg. Az Egyesület kérheti a képviseleti jogosultság igazolását.
4. Adatok címzettjei és adatfeldolgozók
Az adatokhoz kizárólag az Egyesület feladattal megbízott vezetői, adminisztrátorai és a biztonságos foglalkozáshoz szükséges mértékben a foglalkozásvezető férhet hozzá.
Az online űrlap és adminfelület működtetéséhez az Egyesület az OpenAI Ireland Ltd. OpenAI Sites szolgáltatását veszi igénybe tárhely- és platformszolgáltatóként. A regisztrációk az oldalhoz kapcsolt, Cloudflare infrastruktúrán működő D1 adatbázisban tárolódnak. Az OpenAI közzétett alfeldolgozói listája szerint a Cloudflare, Ltd. tartalomszolgáltatási, webtárhely- és infrastruktúra-feladatokat lát el.
Az adatfeldolgozók a szolgáltatás működtetéséhez szükséges mértékben kezelhetnek személyes adatot. A szolgáltatói infrastruktúra miatt az Európai Gazdasági Térségen kívüli adatkezelés is előfordulhat. Ilyen esetben az alkalmazandó adatvédelmi garanciákat, köztük szükség szerint az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételeket kell alkalmazni. További információ: OpenAI adatfeldolgozási feltételek, OpenAI alfeldolgozói lista, Cloudflare adatfeldolgozási feltételek.
Az alkalmazás a megadott adatokról nem küld automatikus e-mailt. Hatóság vagy bíróság részére adat kizárólag jogszabályi kötelezettség vagy szabályszerű megkeresés alapján adható át. Az Egyesület az adatokat nem értékesíti, és közvetlen üzletszerzési célra nem használja.
5. Adatbiztonság
Az oldal titkosított HTTPS-kapcsolaton érhető el. Az adminfelület adatlekérő és exportáló műveletei egyedi, titkos admin tokennel védettek. Az online adatbázishoz közvetlenül a nyilvános felületről nem lehet hozzáférni; a szerveroldali végpontok bemenetellenőrzést és próbálkozáskorlátozást alkalmaznak. Az egészségügyi jelzés normál esetben a program után 30 nappal automatikusan törlődik.
Az admin token csak az arra jogosult személyekkel osztható meg. Az adminból exportált fájlokat kizárólag hozzáférés-védett egyesületi tárhelyen szabad megőrizni, és a hozzáférési jogosultságokat rendszeresen felül kell vizsgálni.
Profilalkotás és joghatással járó automatizált döntéshozatal nem történik. A támogatói programtagság típusa kizárólag a megadott résztvevői szerep alapján kerül a megfelelő nyilvántartási oszlopba.
6. Az érintett jogai
Kérhető hozzáférés, helyesbítés, törlés, korlátozás és – feltételei fennállásakor – adathordozhatóság. Jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen tiltakozni lehet. A hozzájárulás bármikor, a jövőre nézve visszavonható.
A kérelmet az esportegyesulet@gmail.com címre kell küldeni, lehetőleg az elfogadási azonosító megadásával. Az Egyesület indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint egy hónapon belül válaszol.
Panasz tehető a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál, továbbá bírósághoz lehet fordulni.
7. Visszavonás és fényképek kezelése
A fotó/videó hozzájárulás visszavonása után az Egyesület a saját kezelésében álló GamerKlub.hu, HockeyIQ.hu és hivatalos közösségi felületeiről, valamint a jövőbeli felhasználásokból eltávolítja a felvételt. A visszavonás előtti felhasználás jogszerűségét a visszavonás nem érinti; technikai mentésekből a felvétel a rendes mentési ciklusban törlődik.
8. Kapcsolódó dokumentumok
Tagsági feltételek · Házirend · VR biztonsági szabályok · Egyesületi célok